Jedinstvena obavijest o privatnosti za telefonske pozivatelje
Ovo je javni primjer zajedničkog teksta. Kartica voditelja obrade ispunjena je uzornim podacima, ne podacima stvarnog klijenta. Svaki klijent objavljuje vlastitu kopiju s točnom Karticom.
Ova obavijest objašnjava kako se obrađuju osobni podaci kada telefonski kontaktirate poslovni subjekt koji koristi tAInica AI glasovnog asistenta. Zajednički tekst jednak je za sve klijente tAInice. Identitet voditelja obrade, aktivni opseg i kontakt za prava navedeni su u Kartici voditelja obrade.
1. Kartica voditelja obrade
| Podatak | Vrijednost |
| Voditelj obrade | Primjer ordinacija d.o.o. (primjer, nije stvarni klijent) |
| Komercijalni naziv | Primjer ordinacija |
| Sjedište i OIB | Ulica primjer 1, Zagreb, OIB 00000000000 |
| Kontakt za privatnost i ostvarivanje prava | privacy@example.com |
| Službenik za zaštitu podataka, ako je primjenjivo | nije imenovan |
| Ljudski ili alternativni kontakt | +385 1 000 0000 |
| Aktivne funkcije i svrhe | zaprimanje upita, rezervacija termina, operativne SMS i e-mail obavijesti |
| Profil posebnih kategorija podataka | nisu predviđene u ovom primjeru |
| Primjenjivi uvjet iz članka 9. GDPR-a, ako je potreban | nije primjenjivo |
| Dodatna pravna osnova za radnju na zahtjev, ako članak 6. stavak 1. točka (b) nije primjenjiv | nije potrebna |
Za odluke o svrhama, pravnim osnovama, dopuštenim informacijama, aktivnim funkcijama, kalendaru, primateljima i postupanju sa zahtjevima ispitanika odgovoran je Voditelj obrade naveden u ovoj Kartici.
2. AI glasovni asistent i transkripcija
Na početku poziva obavijestit ćemo vas da razgovarate s AI sustavom i da se razgovor transkribira radi obrade poziva. AI glasovni asistent smije postupati samo unutar opsega koji je Voditelj odobrio.
Prolazni audio tok obrađuje se u stvarnom vremenu radi vođenja razgovora i izrade teksta. Zasebna zvučna snimka poziva ne pohranjuje se. Pohranjuju se tekstualni transkript i minimizirani sažetak poziva do 60 dana, osim kada je potreban kraći rok, ranija redakcija ili brisanje.
AI nije hitna služba i ne zamjenjuje stručnu ili ljudsku procjenu. Poziv možete prekinuti i koristiti ljudski ili alternativni kontakt iz Kartice. Ako je upit individualan, osjetljiv, hitan, složen, nejasan ili izvan odobrenog opsega, AI ga ne bi trebao samostalno rješavati, nego ga predaje ljudskom kanalu Voditelja.
3. Tko obrađuje podatke
Poslovni subjekt iz Kartice je voditelj obrade za sadržaj komunikacije pozivatelja. On određuje zašto se podaci obrađuju, koje su funkcije aktivne i koja se pravna osnova primjenjuje.
ATOM SOLUTIONS, obrt za informatičke usluge i savjetovanje, vl. Toma Šimunić, Ulica Ljudevita Gaja 6, Zaprešić, OIB 57808613233, pruža uslugu tAInica i za sadržaj poziva djeluje kao izvršitelj obrade prema uputama Voditelja i Ugovoru o obradi osobnih podataka. Kontakt tAInice za pitanja privatnosti je . Za ostvarivanje prava prvo se obratite Voditelju na kontakt iz Kartice.
tAInica može djelovati kao samostalni voditelj samo za vlastite jasno odvojene poslovno-administrativne evidencije, primjerice ugovornu komunikaciju, naplatu, sigurnost korisničkih računa, sprječavanje zlouporabe, podršku, dokazivanje isporuke i ispunjavanje zakonskih obveza. Ta uloga ne obuhvaća samostalno određivanje svrhe sadržaja Vašeg poziva.
4. Koje podatke možemo obrađivati
Ovisno o sadržaju poziva i aktivnim funkcijama, mogu se obrađivati:
- broj telefona, datum, vrijeme i trajanje poziva te nužni telekomunikacijski i tehnički podaci;
- ime, kontaktni podaci i druge informacije koje sami navedete;
- sadržaj upita, poruke i odobrene poslovne informacije povezane s upitom;
- tekstualni transkript i minimizirani sažetak poziva;
- podaci o usluzi, terminu, lokaciji, odabranoj osobi ili drugoj ugovorenoj radnji;
- podaci potrebni za slanje operativne SMS ili e-mail obavijesti;
- podaci o izvršenju, pogrešci, sigurnosti i pouzdanosti usluge;
- posebne kategorije podataka samo ako su izričito navedene u Kartici i DPA-u te postoji primjenjiva pravna osnova i uvjet iz članka 9. GDPR-a.
AI ne bi trebao ciljano tražiti podatke koji nisu potrebni za aktivni opseg. Slučajno iznesen nepotreban ili osjetljiv sadržaj ne produbljuje se i ne prenosi u strukturirani rezultat, osim u najmanjoj mjeri potrebnoj za sigurno predavanje ovlaštenoj osobi Voditelja.
5. Svrhe i pravne osnove
| Svrha | Uobičajeni podaci | Pravna osnova |
| Zaprimanje dolaznog upita, davanje odobrenih informacija, bilježenje poruke i izrada sažetka | broj telefona, ime ako ga navedete, vrijeme i trajanje, sadržaj upita, transkript i sažetak | članak 6. stavak 1. točka (f) GDPR-a, legitimni interes Voditelja za dostupno, učinkovito i dokazivo zaprimanje i obradu upita |
| Rezervacija, promjena ili otkazivanje termina i druga radnja na Vaš zahtjev | identitet i kontakt, odabrana usluga, termin, lokacija i podaci potrebni za radnju | članak 6. stavak 1. točka (b) GDPR-a kada je obrada nužna za ugovor s Vama ili korake na Vaš zahtjev prije ugovora; u drugim slučajevima dodatna pravna osnova navedena u Kartici |
| Operativna potvrda ili obavijest putem SMS-a ili e-maila | kontakt, sadržaj potvrde, podaci o dostavi | ista pravna osnova kao za upit ili radnju zbog koje se poruka šalje |
| Sigurnost, sprječavanje zlouporabe, otklanjanje smetnji i dokazivanje rada | tehnički, sigurnosni, telekomunikacijski i revizijski podaci | članak 6. stavak 1. točka (f) GDPR-a, legitimni interes za siguran, pouzdan i dokaziv rad usluge |
| Ispunjavanje zakonskih obveza i postupanje po zahtjevu nadležnog tijela | podaci nužni za konkretnu obvezu | članak 6. stavak 1. točka (c) GDPR-a |
| Postupanje sa zahtjevima, prigovorima i pravnim zahtjevima | identifikacijski podaci, komunikacija i nužni dokazi | članak 6. stavak 1. točke (c) ili (f) GDPR-a, ovisno o okolnostima |
Ako se Voditelj oslanja na privolu za dodatnu svrhu, to mora biti posebno jasno navedeno pri prikupljanju podataka. Privolu možete povući u bilo kojem trenutku, bez utjecaja na zakonitost obrade prije povlačenja.
6. Legitimni interes, anonimizacija i anonimni rezultati
Legitimni interesi Voditelja uključuju dostupno i učinkovito zaprimanje upita, kontinuitet poslovanja, uredno vođenje poruka, provjeru točnosti, sigurnost, sprječavanje zlouporabe, rješavanje tehničkih poteškoća i razumno dokazivanje postupanja.
Osobni podaci mogu se tijekom aktivnog ugovornog odnosa obrađivati i radi postupaka stvarne anonimizacije, u skladu s Ugovorom, DPA-om i odobrenom procjenom legitimnog interesa. Dok dokumentirane tehničke provjere ne potvrde da razumna identifikacija više nije moguća, rezultat ostaje osobni podatak, a tAInica ga obrađuje samo kao izvršitelj prema uputama Voditelja.
Neovisna uporaba dopuštena je tek nakon stvarno provedene i provjerene anonimizacije. Uklanjanje imena ili broja, zamjena identifikatora, hashiranje i pseudonimizacija sami po sebi nisu anonimizacija. Osobni i pseudonimizirani podaci ne prodaju se niti se koriste za vlastito treniranje, dodatno treniranje ili poboljšanje AI ili ML modela. Stvarno anonimni rezultati mogu se koristiti za statistiku, analitiku, benchmarking, istraživanje te razvoj i poboljšanje usluge i drugih proizvoda, samo dok ostaju anonimni. Ta prava ne primjenjuju se na Google korisničke podatke niti na podatke agregirane, anonimizirane ili izvedene iz njih, osim u opsegu koji dopušta Google API Services User Data Policy, uključujući Limited Use, i koji je potreban za pružanje ili poboljšavanje jasno vidljivih korisničkih funkcija Google Calendar integracije.
Na obradu koja se temelji na legitimnom interesu možete uložiti prigovor putem kontakta Voditelja iz Kartice.
7. Primatelji, podizvršitelji i međunarodni prijenosi
Podacima mogu pristupati ovlaštene osobe Voditelja te pružatelji potrebni za rad usluge: tAInica kao izvršitelj, pružatelji aplikacijskog hostinga, baze podataka i autentikacije, AI obrade, transkripcije, telefonskih i SMS usluga, kalendara, e-maila te mrežne i aplikacijske sigurnosti.
Aktualni Popis podizvršitelja i primatelja navodi pravne osobe, uloge, svrhe, kategorije podataka, lokacije obrade, status funkcije i primjenjive prijenosne mehanizme. Nisu svi opcionalni pružatelji aktivni za svakog Voditelja.
Pojedini pružatelji mogu obrađivati podatke izvan Europskog gospodarskog prostora. Ovisno o konkretnom toku, primjenjuje se odluka o primjerenosti, EU-US Data Privacy Framework gdje je primjenjiv, standardne ugovorne klauzule i dodatne zaštitne mjere. Informacije o primjenjivom mehanizmu i načinu dobivanja preslike zaštitnih mjera možete zatražiti putem kontakta Voditelja.
8. Rokovi čuvanja
| Kategorija | Standardni rok ili kriterij |
| Zasebna zvučna snimka poziva | ne pohranjuje se; audio se obrađuje prolazno u stvarnom vremenu |
| Tekstualni transkript | do 60 dana, uz raniju redakciju ili brisanje kada je potrebno |
| Minimizirani sažetak poziva | do 60 dana |
| Sadržaj operativnih SMS i e-mail obavijesti u sustavu tAInica | do 60 dana; pojedini pružatelj dostave može primjenjivati kraći vlastiti operativni rok naveden u Popisu podizvršitelja |
| Podaci o terminu u povezanom kalendaru | prema pravilima Voditelja i povezanog kalendara, dok su potrebni za termin, povezanu uslugu ili zakonsku evidenciju |
| Osnovni telekomunikacijski, sigurnosni i tehnički zapisi | tijekom roka potrebnog za pružanje, sigurnost, obračun, sprječavanje zlouporabe i rješavanje incidenta, uz rokove pružatelja i primjenjive zakonske obveze |
| Dokazi o zahtjevu, prigovoru ili pravnom zahtjevu | do završetka postupka i isteka primjenjivih zastarnih ili zakonskih rokova |
Podaci se mogu izolirano čuvati dulje samo kada je to potrebno radi zakonske obveze, sigurnosnog incidenta ili ostvarivanja, postavljanja ili obrane pravnih zahtjeva.
9. Automatizirane odluke
Standardna usluga nije namijenjena donošenju automatiziranih odluka koje proizvode pravne ili slične značajne učinke za osobu. Rutinska rezervacija ili druga administrativna radnja provodi se prema pravilima koja je odredio Voditelj i smatra se izvršenom tek kada povezani sustav potvrdi radnju.
Ako Voditelj namjerava uvesti profiliranje ili automatiziranu odluku sa značajnim učinkom, prije aktivacije mora provesti zaseban pravni pregled i pregled rizika te odgovarajuće ažurirati ovu obavijest.
10. Vaša prava
Ovisno o okolnostima i pravnoj osnovi, možete zatražiti pristup svojim podacima, ispravak, brisanje, ograničenje obrade i prenosivost podataka, uložiti prigovor na obradu koja se temelji na legitimnom interesu te povući privolu kada se obrada temelji na privoli.
Zahtjev pošaljite Voditelju na kontakt iz Kartice. Radi zaštite podataka Voditelj može zatražiti razumnu potvrdu identiteta. Imate pravo podnijeti pritužbu Agenciji za zaštitu osobnih podataka.
11. Morate li dati podatke
Poziv je dobrovoljan. Dio podataka, poput broja telefona, vremena i trajanja poziva te nužnih telekomunikacijskih i tehničkih podataka, nastaje ili se prenosi automatski tijekom poziva. Ostale podatke dajete kroz razgovor.
Bez podataka potrebnih za obradu upita ili zatraženu radnju možda nećemo moći odgovoriti na upit, prenijeti poruku ili izvršiti radnju. Ako ne želite koristiti AI asistenta, možete prekinuti poziv i koristiti ljudski ili alternativni kontakt iz Kartice.
12. Promjene ove obavijesti
Voditelj mora održavati Karticu točnom i javno dostupnom. tAInica održava zajednički tekst i objavljuje novu verziju kada se promijene standardne funkcije, kategorije podataka, primatelji, prijenosi, rokovi ili druga bitna pravila obrade.
Bitna promjena koja se odnosi samo na određenog Voditelja mora biti unesena u njegovu Karticu ili, ako je ne može točno obuhvatiti, u zasebnu dopunsku obavijest prije aktivacije promjene.